إذا كنت تدير وكالة نقل، فأنت بالتأكيد تعرف هذا الموقف جيداً: يرن الهاتف، يسأل أحد الزبائن عن مكان طرده، يبدأ الموظف في البحث عن المعلومة، وربما يتصل بوكالة أخرى، ثم يعود للزبون بالإجابة. بعد دقائق، يتصل زبون آخر بالسؤال نفسه.
مكالمة واحدة لا تبدو مشكلة كبيرة. لكن عندما تتكرر عشرات المرات كل يوم، فإنها تتحول إلى ساعات ضائعة، ومقاطعات مستمرة لفريق العمل، وزبائن يشعرون بالقلق عندما لا يحصلون على جواب واضح بسرعة.
وتبدأ المشكلة الحقيقية عندما يحدث خطأ في مسار أحد الطرود.
الزبون يقول إن طرده كان من المفترض أن يصل. وكالة تقول إنها أرسلته. وكالة أخرى لا تجده مباشرة. ولا أحد يعرف بشكل واضح متى تحرك الطرد، مع أي رحلة، أو ماذا حدث له أثناء الطريق.
في هذه اللحظة، لم تعد المشكلة فقط في الطرد. المشكلة هي أنك لا تملك معلومات كافية لتجيب بثقة.
وهنا تأتي فائدة DabaColis.
الزبون لا يجب أن يتصل بك فقط ليعرف أين يوجد طرده
مع DabaColis، يمكن أن يكون لكل طرد رابط تتبع آمن ورمز QR خاص به. يستطيع الزبون الاطلاع بنفسه على المعلومات المفيدة المتعلقة بتقدم الطرد دون الحاجة إلى الاتصال بالوكالة في كل مرة. ويعتمد التتبع العمومي على رمز آمن مخصص، دون كشف المعرّفات الداخلية للطرد.
قد يبدو هذا التغيير بسيطاً عندما نتحدث عن طرد واحد. لكن الفرق يصبح كبيراً عندما تتعامل الوكالة مع 100 أو 300 أو 500 طرد.
كل مكالمة يتم تجنبها تعني وقتاً إضافياً لفريقك. وكل زبون يجد الإجابة بنفسه يعني ضغطاً أقل على موظفي الوكالة.
عندما يقع نزاع، لا يجب أن تعتمد على ذاكرة الموظفين
في طرق التسيير التقليدية، كثير من المعلومات تكون موزعة بين المكالمات، رسائل WhatsApp، الدفاتر، وما يتذكره الموظفون.
هذا الأسلوب قد يعمل إلى أن تظهر مشكلة.
DabaColis يجمع معلومات الطرود، الرحلات وعمليات المسح التي تتم أثناء النقل في نظام واحد. كما تساهم عمليات المسح المؤكدة في تكوين سجل للطرد يساعد على تتبع مساره بشكل أوضح.
بدلاً من أن تقول:
“أعتقد أن الطرد خرج بالأمس.”
يمكنك أن تقول:
“هذه هي المعلومات المسجلة عن مسار الطرد.”
وهذا الفرق مهم جداً عندما تريد معالجة شكاية زبون بسرعة وبطريقة مهنية.
البرنامج الجيد يجب أن يقلل العمل، لا أن يضيف المزيد منه
الهدف من DabaColis ليس إجبار موظفيك على ملء المزيد من الاستمارات أو جعل العمل اليومي أكثر تعقيداً.
الهدف هو استبدال جزء من الفوضى اليومية بـ برنامج إدارة الطرود واحد يجمع الطرود، الرحلات، الشركاء، عمليات المسح، تتبع الزبائن، التذاكر وأهم المعلومات التشغيلية الخاصة بالوكالة.
بدلاً من البحث عن المعلومة في عدة أماكن، يعرف فريقك أين يجدها.
وكلما كبرت الوكالة، أصبحت هذه النقطة أكثر أهمية.
طريقة تسيير قد تبدو مناسبة عند التعامل مع 20 طرداً يومياً، يمكن أن تتحول بسرعة إلى مشكلة حقيقية عند الوصول إلى 200 طرد.
ماذا تحصل عليه فعلياً مع DabaColis؟
أنت لا تحصل فقط على نظام إدارة الطرود.
أنت تحصل على مكالمات أقل من الزبائن، ووقت أقل ضياعاً في البحث عن المعلومات، ورؤية أوضح لعمليات الوكالة، وتتبع أفضل للطرد، وتجربة أكثر احترافية للزبون.
يمكنك الاستمرار في إدارة عدد أكبر من الطرود بنفس الطرق التقليدية.
أو يمكنك استخدام نظام يساعدك على تنظيم هذا النمو بشكل أفضل.
DabaColis يساعد وكالات النقل على الانتقال من تسيير يعتمد على المكالمات والدفاتر والرسائل المتفرقة إلى طريقة عمل أكثر تنظيماً، وضوحاً واحترافية.